Tirón de orejas del Ararteko a la Diputación de Gipuzkoa por denegar el acceso a un expediente

El Ararteko ha dado un tirón de orejas al Departamento de Cultura, Cooperación y Juventud de la Diputación por un caso en el que denegó a una ciudadana donostiarra el acceso al expediente de su bisabuelo. Se trata de un documento de hace más de cien años, de cuatro páginas y que, según justificó la institución foral para impedir el acceso, correspondía al Departamento de Políticas Sociales, por lo que calificó la solicitud como una "consulta" y no como un derecho de acceso formal.

En la resolución, el defensor del pueblo reprocha a la Diputación que ante una situación como ésta "no llevó no llevó a cabo las funciones de impulso, coordinación y evaluación que le competen en materia de archivística y gestión documental según el modelo foral establecido". Considera que la Diputación Foral "no tramitó adecuadamente el derecho de acceso ejercido, al no aplicar la normativa de gestión documental ni dictar una resolución motivada".

La denuncia de esta ciudadana, Sara Etxart, fue recogida por NOTICIAS DE GIPUZKOA, y según relató, lo que le motivó a solicitar el expediente fue que su madre solía contarle depequeña que no tenía sus verdaderos apellidos. Que sólo el primero, es decir, el segundo de ella, era auténtico. Los demás provenían de la familia que adoptó a su bisabuelo. “Eso me creó una curiosidad enorme que dura hasta hoy”, reconoció a este periódico después de que la Diputación de Gipuzkoa le negara en dos ocasionesacceder a los datos de Tomás, su bisabuelo.

Ante este callejón sin salida, Etxart recurrió al Ararteko, que emitió una primera resolución pidiendo a la Diputación información del caso. Ahora, ha emitido su resolución.

No rige la legislación vigentes

En ella, recuerda que los expedientes de expósitos y acogimientos antiguos, que datan de finales del siglo XIX, no pueden regirse por la legislación vigente en materia de adopciones, sino que deben valorarse conforme al régimen jurídico de conservación y acceso al patrimonio documental público.

En la resolución se subraya que la falta de transferencia de los expedientes o la ausencia de calendarios de conservación no pueden utilizarse como justificación para denegar el acceso, ya que dichas omisiones constituyen un incumplimiento de las obligaciones de gestión documental y coordinación entre los departamentos implicados.

Diligencia y coordinación

Asimismo, se recuerda que el derecho a una buena administración exige que las administraciones actúen de forma diligente y coordinada, y que la ciudadanía "no debe soportar las consecuencias de la desorganización o inacción administrativa".

En consecuencia, el Ararteko recomienda que la Diputación Gipuzkoa "tramite las solicitudes de acceso a documentación histórica mediante resoluciones motivadas que valoren el derecho ejercido", que "impulse la evaluación y valoración archivística de los expedientes históricos para determinar su conservación o transferencia al archivo general", y que "refuerce la coordinación entre los departamentos competentes, para evitar que la falta de organización interna perjudique el ejercicio de los derechos de la ciudadanía".