Cuando en un mismo centro de trabajo se desarrollan actividades en concurrencia entre trabajadores de dos o más empresas, la normativa en materia de Seguridad y Salud Laboral exige el deber de cooperación de éstas en materia preventiva.
Uno de los aspectos más importantes es la obligación de las empresas de informarse recíprocamente sobre los riesgos laborales específicos de las actividades que realizan y que pueden afectar a los trabajadores de las otras empresas.
Esta gestión genera muchos inconvenientes prácticos encontrándose sobre todo la empresa titular del centro de trabajo donde se van a desarrollar los trabajos que tiene la obligación de coordinar la prevención, con montañas de documentos para revisar, lo que provoca debido al gran número de documentación a gestionar, importantes pérdidas de tiempo, consumo de recursos en el proceso de contratación y una agobiante burocracia.
Para evitar todo ello, IMQ Prevención ha creado la herramienta Koordinatu, un software como servicio en la nube, que cumple con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal al más alto nivel y asegura que el cliente siempre es el propietario de sus datos y documentos.
Koordinatu es una herramienta viva en constante evolución, basada en interacciones colaborativas de los propios clientes, que se benefician de las sinergias de conocimiento del resto de usuarios.
Koordinatu permite integrarse con otras plataformas: ERPs (Navision, SAP, etc.); Sistema de Control de Acceso (Dorlet, SPEC etc.); Aplicaciones de Recursos Humanos (Meta4, etc.).
Koordinatu se personaliza a imagen y semejanza de cada cliente, aportando valor estratégico de marca (https://nombre de la empresa.koordinatu.com).
“La idea fundamental del servicio es que los departamentos de Prevención de Riesgos Laborales de las empresas dejen de hacer papeles para centrarse en lo que verdaderamente importa, que es hacer prevención efectiva de riesgos laborales”, apunta Bixen Fernández, Director Territorial de Gipuzkoa de IMQ Prevención.
La experiencia de IMQ Prevención en estos años, les ha llevado a constatar el gran número de problemas con el que se encuentran las empresas, bien como empresarios principales a la hora de coordinar su cadena de subcontratación como contratas/subcontratas de otros clientes a la hora de gestionar la documentación exigida por estos. “Se genera una gran cantidad de documentación, olvidando la esencia de lo que la coordinación de actividades empresariales en materia preventiva, que pretende: evitar que los riesgos puedan agravarse cuando se trabaja conjuntamente con otras empresas”, explica Bixen Fernández.
De hecho, este exceso de trabajo de oficina impide a los técnicos de prevención de las empresas, entre otros, el estar presentes en la zona de trabajo controlando riesgos, es decir dedicarse a lo que verdaderamente es eficiente y aporta valor para minimizar el riesgo evitando accidentes laborales.
IMQ Prevención se planteó cómo ayudar a sus clientes a gestionar la coordinación de actividades empresariales de una manera efectiva y cumplir además con la normativa vigente. “Nuestros técnicos apoyan a los clientes en el día a día de la gestión documental, interactuando de forma eficaz con las empresas contratas/subcontratas y con las empresas que exigen documentación a nuestros clientes. El objetivo del servicio es tener a todas las empresas, trabajadores y equipos totalmente acreditados a nivel de prevención; evitando de esta forma incidencias de acceso, problemas de acreditación o incluso problemas de pagos de facturas”, comenta Bixen Fernández.
La solución llegó gracias a un novedoso y práctico soporte informático que denominaron Koordinatu y que ofrecía una verdadera ventaja competitiva frente a la forma tradicional de gestión manual de la documentación (Excel, correos, archivos?) e incluso frente a otros soluciones de mercado.
Bixen Fernández ensalza las ventajas del sistema: “Koordinatu es una herramienta online que no solo permite gestionar la coordinación de la actividad empresarial en materia preventiva, sino que además es una herramienta modular que permite automatizar otros procesos de negocio (Calidad, Medioambiente, Prevención de Riesgos Laborales, diagnósticos legislativos, Gestión Documental, Control de Accesos y Marcajes, Control de Eventos, etc.”.
A juicio del Director Territorial de Gipuzkoa de IMQ Prevención no acaban ahí las bondades de este sistema de coordinación de actividades empresariales en materia preventiva. “Hace copias de seguridad en dos servidores en ubicaciones geográficas diferentes, tiene el más alto rango según la ley orgánica de protección de datos personales y cuenta con el certificado ISO 20000:2011”.
Además, Koordinatu dispone de una solución móvil tanto en entorno Android como en entorno Apple/iOS que permite a los usuarios de la herramienta, desde cualquier ubicación, con un Smartphone/Tablet/iPhone controlar la situación de trabajadores y equipos a nivel de accesos, a nivel de acreditaciones de puestos e incluso el control de los equipos de protección que deben tener los trabajadores en función de su actividad. Koordinatu utiliza las últimas tecnologías (NFC, OCR, QR) para automatizar la gestión de los EPIs mediante NFC, la lectura automática de documentos mediante el OCR y los carnets de equipos y trabajadores para el control de accesos y marcajes por código QR.
Las empresas que ya están utilizando en Gipuzkoa este novedoso sistema de gestión como Gipuzkoako Urak - Aguas de Gipuzkoa, Ángel Iglesias (Ikusi), Asociación CIC nanogune, Tabakalera, Kem One, entre otros clientes, están muy satisfechas con los resultados obtenidos así como con la mejora de la gestión de la coordinación de actividades empresariales en materia preventiva que les ha supuesto en sus organizaciones.
Por último, desde IMQ Prevención quieren destacar que esta solución es adaptable y configurable a las necesidades de cada cliente. IMQ Prevención ofrece un servicio a medida de cada cliente, independiente del tamaño de la empresa y el papel que desarrolle en la coordinación documental (contrata, subcontrata, empresario, promotor, etc.).
Revisión y Gestión Documental. Revisamos los documentos que las contratas/subcontratas cargan en la extranet. Autorizamos o rechazamos los documentos, quedando trazabilidad de cada acción, los motivos del rechazo y el fichero rechazado.
CAE en 3ª Plataformas.
Cargamos los documentos en las plataformas de las empresas principales para los que trabaja nuestro cliente. También gestionamos en empresas que no utilizan ninguna plataforma, bien utilizando la Extranet o las comunicaciones por correo.
Seguimiento a empresas.
Controlamos el cumplimiento documental de las empresas, trabajadores y equipos. Realizamos las notificaciones manuales de documentación pendiente, próxima a caducar o cualquier otra notificación que sea necesaria.
Formación a empresas.
Realizamos procesos de formación continua a las contratas/subcontratas según las necesidades de nuestro cliente. Planificamos cursos on-line por Internet para nuevas subcontratas que vayan a trabajar para nuestro cliente.
Soporte a terceras empresas.
Ayuda continua a las contratas/subcontratas como soporte del trabajo documental del día a día que las empresas realizan a través de la Extranet, resolviendo sus dudas, consultas del uso de la herramienta, así como las dudas documentales y los requisitos CAE de nuestro cliente.
Web. www.koordinatu.com
