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A través del espejo

Saturación de información

Por Jon Aldazabal - Sábado, 14 de Mayo de 2016 - Actualizado a las 06:13h

Jon Mendizabal

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Jon Mendizabal

La llegada de información se produce a través de múltiples formatos y plataformas. Mensajes de WhatsApp continuos, Twitter, alertas de Facebook, anuncios de propaganda a través de marketing directo e indirecto, periódicos, revistas físicas y online, informes de acceso libre en Internet, blogs, wikis, foros de discusión, libros, intranets y, cómo no, el fabuloso correo electrónico.

Diversas investigaciones indican que el creciente nivel de información existente y la forma en la que su entrada desde distintos canales interrumpe en el espacio de trabajo afecta de forma directa tanto a la productividad de las personas como a las empresas en su conjunto, pero también fuera de ellas.

El acceso a la información en tiempo real ha derivado en el síndrome del “siempre conectado”, que desdibuja el tiempo de trabajo del de ocio, afectando a las relaciones no sólo laborales, sino a las sociales y familiares.

A este respecto, el psiquiatra experto en desórdenes de atención Edward Hallowell afirma que los entornos de trabajo cada vez experimentan síntomas y características similares al síndrome de déficit de atención. Hace unos años un estudio realizado en Hewlett Packard afirmaba que las distracciones derivadas del teléfono y del correo electrónico reducen la capacidad de una persona en un grado equivalente a 10 puntos de cociente intelectual, el doble de lo que puede ocasionar desempeñar cualquier función bajo el efecto de la marihuana, por ejemplo.

En este sentido, si hay una herramienta que ocasiona los mayores trastornos es el correo electrónico. Se ha convertido es uno de los principales causantes de pérdida de tiempo productivo, en la medida en que es la herramienta en la que mayor tiempo se invierte, a menudo tratando información o reclamos con poco o nulo valor. Según un informe de la empresa de seguridad de Internet Symantec, el 57% de los correos electrónicos enviados en el mundo son spam, y otro tercio los podríamos considerar como innecesarios. Otro estudio de la multinacional Intel concluye que un empleado medio recibe alrededor de unos 300 correos a la semana, y a medida que la persona va aumentando en niveles de responsabilidad este número se incrementa progresivamente. Se estima que todo empleado de oficina pasa por lo menos dos horas al día con el correo electrónico.

Cuando respondemos a un correo, mensaje de WhatsApp, felicitación de Facebook o equivalente estamos haciendo algo más que responder o leer. A esto debemos sumar el tiempo de interrupción de lo que se estaba haciendo y el posterior que se emplea en volver a centrar la atención. Un estudio de Microsoft estimaba que cuando una persona es interrumpida por un correo electrónico o llamada de teléfono tarda de media 24 minutos en volver a concentrarse en la tarea con la calidad de atención suficiente para ser productiva.

No hace falta consultar investigaciones de Harvard (que efectivamente lo constatan) para concluir que las continuas interrupciones en el desarrollo de las tareas reducen la productividad, el nivel de creatividad y una adecuada consecución de objetivos. No, la solución no es desconectarse, sino ser conscientes de las posibilidades del acceso a información multicanal y gestionar adecuadamente para paliar los riesgos que ello implica.

Algunas de las pautas básicas de recomendación se centran en que primero, antes de comenzar a analizar técnicas eficientes de gestión de la información, es conveniente que seamos mucho más selectivos y modifiquemos nuestros comportamientos a la hora de consultar, crear y distribuirla. Por ejemplo, hacer el favor de mandar menos emails, contribuyamos a que una buena herramienta no se convierta en un desastre.

Segundo, orientar la gestión y priorización de las tareas a resultados diarios/semanales asignando tiempos específicos para llamadas/consulta de correos y blindando espacios de tiempo concretos para la labor productiva. Para ello la utilización adecuada de gestores de tareas como Trello, Wunderlist, etc puede resultar de interés.

Tercero, realizar una selección adecuada de fuentes de información online (blogs, webs, etc) que aporten verdadero valor y recomendados por personas a las que se les supone criterio de verdad sobre la temática en cuestión. Posteriormente, gestionarlas a través de lectores de feeds como Feedly, flipboard, the old reader u otros.

Es imposible pretender saber todo lo que ocurre, pero es igual de malo no estar conectado. Tengamos claro que es la disciplina y nuestra forma de gestionar los objetivos y las herramientas las que determinarán si aprovechamos estas posibilidades en nuestro beneficio o terminamos infoxicados.

MIK S. Coop/Mondragon Unibertsitatea


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